진화를 위한 변화 원고/임대규

1. 올바른 직업관을 정립하자

 

직업이란

'각자가 맡은 일정한 사회적 분담과 역할을 다하여, 그 결과 생활을 유지할 수 있도록 필요한 재화를 획득하고, 자기의 능력과 적성에 따라 일하는 가운데 자아를 실현하는 일' 이라고 할 수 있다.

 

이렇듯 직업은 경제적인 면뿐만 아니라 사회적인 의의로서도 매우 중요하다.

 

사람은 일정한 직업을 가지므로 사회적 역할을 하게 되고, 사회의 구성원으로서의 기여를 하려 하기 때문이다.

 

 일의 내용과 과중, 고락을 초월한 하나의 사명으로서의 천직의식을 가지고, 자신의 직업에 대한 강한 책임감과 긍지와 보람을 느낄 수 있는 확고한 직업관의 정립이 필요한 것이다.

 

 불행하게도 아직도 일부 관리사무소장들이 자기 직업에 대한 열등감과 불평, 불만에 업무 의욕을 잃고 주변의 열심인 동료들 마음만 흔들어 놓는 경우를 흔히 볼 수 있다. 오늘 그만둘까 내일 그만둘까하던 그런 관리사무소장이 10년이 다된 지금도 그 직업을 떠나지 않고 있다.

 

그것도 아파트 관리사무소장이란 직업을 남들이 알게 될까봐, 아직까지 명함 한 장 만든 적도, 남에게 준 적도 없이 말이다.

 

그렇지만 소위 말하는 3D업종이랄 수 있는 미화, 경비업무에 종사하면서 입주민들로부터 괄시와 수모를 겪기도 하지만, 묵묵히 이 직업이 내 천직이라고 생각하며 열심인 미화원이나 경비원들도 있다.

이들의 입장에서는 이런 소장들을 보고ꡐ배부른 소릴 한다고 치부하는 것이 당연하지 않겠는가?

 

우리가 흔히 길거리에서'독일 빵'이라는 간판을 흔히 볼 수가 있다.

그 간판은 우연히 붙은 것이 아니다고 본다.

 독일의 어느 빵 장사가 길거리에서부터 빵을 굽기 시작하여 성공하게 되었는데, 빵굽는 것만큼은 자기가 세계 제일의 기술자라는 자부심을 가지고 열심히 노력한 결과 행인이 빵을 사기 위해 줄을 서게 되고 그 집의 빵만을 찾는 사람이 날로 증가하게 되었다고 한다.

 그리하여 그 빵 장사는 몇 년이 지나지 않아 빵공장을 세우게 되고 아들. 손자에 이르기까지 대대로 그 기술이 전수되어 세계 제일의 독일 빵으로 알려졌다고 한다.

 

내가 비록 구두닦이를 하더라도, 누구보다 빨리. 깨끗하게 닦아서 손님을 기쁘게 하고, 그것에 만족하면서 열심히 일한다면 당연히 돈도 모을 수 있고 성공할 수도 있으며, 직업에 보람을 느낄 수 있을 것이다.

 이렇듯 직업에 대한 의식은 자신의 마음먹기에 달린 것이며, 자기 직업에 대해 항상 부끄럽고 좋지 않게 생각하는 사람만큼 어리석은 사람이 없다.

 

주어진 여건 하에서 항상 최선을 다하는 사람이 될 때 좋은 결실이 찾아옴은 물론, 직업에 대한 참다운 의미를 느낄 수 있으리라 생각된다.

 

 이와 같이 내 일에 최선을 다한다는 직업의식과  친절하고 정직하며 신용을 지킨다는 직업윤리를 가지고 근무할 때 우리들은 아파트를 직장으로 하는 보람 있는 직업인으로 살아갈 수 있을 것이다.

 

 

마음이 변하면, 태도가 변 한다

태도가 변하면, 행동이 변 한다

행동이 변하면, 습관이 변 한다

습관이 변하면, 인격이 변 한다

인격이 변하면, 인생이 변 한다

 

* 마음가짐이 모든 것의 기점이 됩니다.

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2. 직장인으로서 올바른 기본자세를 갖자

 

아파트가 직장인 우리는 직장인으로서  다음과 같은 기본자세를 견지해 나가야 될 것이다.

 

첫째, 서비스의 제공자라는 의식을 가져야 한다.

직장인으로서 책임의식을 가지고 입주민 등에게 편의를 최대한 제공토록 해야 하며, 양질의 관리서비스 제공을 위해 부단히 자기계발을 해야 한다.

입주민 등이 만족하지 않는 서비스는 패배임을 알고 항상 긴장하며 업무를 처리토록 해야 한다.

또한 항상 밝은 표정. 맑은 미소. 명랑한 음성으로 입주민 등을 대하고 업무에 임할 수 있어야 하며, 친절을 생활화하고 바른 마음. 바른 행동으로 모두가 친절서비스의 제1인자가 되어야 하겠다.

 

둘째, 프로정신(의식)입니다.

자신의 가치관이 뚜렷하면 신념을 가지고 일을 추진력 있게 밀고 나갈 수 있다.

따라서 '이 일에 관해서는 내가 최고며, 내가 책임을 진다'라는 투철한 사명감과 프로정신을 가지고 신의 성실의 원칙에 의거 맡은 바 업무에 최선을 다해야 할 것이다.

 

또한 아파트란 직장 특성상 입주자대표회의와 부녀회, 노인회, 동호회, 통. 반장, 입주민 등 많은 사람들의 간섭과 감독 속에서 업무를 수행해야 한다.

 

원만한 업무수행을 하기 위해서는 폭넓은 지식을 습득하고 활용할 수 있도록 해야 할 것이며, 직장인 아파트가 바로 내 집이며, 입주민들은 내 가족이라는 생각과 이곳이 나의 평생직장이라는 천직의식을 가져야 하겠다.

 

셋째, 관리사무소(회사)를 대표한다는 생각을 가져야 한다.

 우리 모두는 항상 관리사무소(회사)를 대표한다는 자부심과 긍지를 가져야 하며 직장인으로서 공인의식을 갖고 공과 사를 명확히 구분하여 업무를 처리하여, 대외적으로 관리사무소의 이미지와 신용에 누가 되는 행동을 하지 않도록 노력해야 하겠다.

 

직장의 한 구성원으로서 항상 열과 성을 다해 일에 임해야 할 것이며, 수시로 자신의 행동에 대해 반성하는 시간을 가져 직장을 통해 자기 가치를 발견하고 자기 계발에 힘을 쏟을 수 있도록 하자.

 

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3. 관리사무소 내부를 일할 맛 나는 공간으로 가꾸자

 

될성부른 관리사무소(회사)는 사무실 내부 환경만 보아도 알 수 있다.

 

집을 보면 그 집주인의 취향과 성격, 능력 등을 알 수 있듯,

관리사무소(회사) 내부 환경을 엿보면 그 아파트 관리사무소(회사)의 수준을 대충 짐작할 수 있다.

사무실이 깨끗하고 포근하게 잘 정리. 정돈되어 있으면, 보나마나 그 관리사무소에 근무하는 직원들은 능력도 있고, 생산성도 쑥쑥 올리며 근무할 것이다.

 

 그러나 사무실을 애정을 느낄 만큼 포근하고, 깨끗하면서도 특색 있게 꾸민 그런 아파트를 찾기가 쉽지 않다.

아파트 설계단계부터 시공사들이 관리사무소의 근무환경 등은 안중에 없고 오직 수익만 고려하여 사무실를 비좁게 만들었고, 관리비 절감이란 미명 앞에서 어쩔 수 없이 '사무실 환경 가꾸기는 엄두도 못 낸다'는 이유가 없는 것은 아니다.

그렇지만 관리사무소의 환경 가꾸기는 사무실를 확장하고 고급 인테리어로 꾸미자는 것이 아니다.

 

직원들 스스로의 힘으로 깨끗이 쓸고, 닦고, 치우고, 정리하고, 주민들이 버리는 것 중 쓸만한 화분, 쇼파, 책장 등을 활용하고 페인트를 구입하여 창틀과 벽체, 천장 등을 재 도색 한다면 한결 아늑한 내 집 같은 사무소로 변 할 수 있다.

 사무집기와 기계 공구 등이 널브러져 썰렁하고 지저분한 모습이 공사장 현장사무소 처럼 창고겸용으로 사용하는 것 같은 인상을 주는 곳이 특히 많다.

 

 담배연기에 찌든 천장, 어둠컴컴한 내부, 책상 위에는 온갖 잡 자재와 신문이 뒹굴고 케비넷 안에서는 뒤엉켜 뒤죽박죽인 서류와 양식지 들, 곳곳 홈이 파이고 갈라져 먼지가 나는 사무실 바닥, 페인트가 벗겨진 벽체, 천장과 창틀 주위에 쳐진 거미줄 등 도저히 잠시도 머무르고 싶지 않는 관리사무소.

이런 곳에서 이제까지 많은 방문객을 맞이하여 상담하고, 직원들이 점심을 해결하고 잠시나마 휴식을 취했을 것이라 생각하니 의아스럽다.

 

아파트 관리사무소는 주민들에게 수준 높은 관리서비스를 제공하고, 신 관리기법의 개발과 발전을 위해 연구. 노력해야 하는 장소이자, 직원들의 내 집 같은 아늑한 휴식처로써의 역할을 하는 곳이다.

 

 따라서 환경 가꾸기에 얼마의 비용이 필요하다면 관리비에서 지출을 하여야 될 것이다.

이런 작은 배려와 사무실 분위기는 결국 일할 맛 나는 환경을 조성하여, 직원들은 더욱 아파트를 내 집처럼, 주민들을 내 가족처럼 생각하며 열심히 땀흘릴 것이다.

 

 * 책상 배치는 출입문에서 근무자들이 정면으로 보일 수 있게 해야 한다.

 

 

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4. 방문객에 인사하기

 

특히 아파트 관리사무소는 하루에도 많게는 수십명의 입주민 등이 방문한다.

 

그에 따른 아파트 관리사무소별 방문객을 맞이하는 태도도 천차만별이다.

친절하고 밝게 그것도 아주 반갑게 맞이하는 극히 소수의 관리소가 있는가 하면,

아예 인사조차 않고 귀찮다는 듯이 자리에 앉아 자기 일만 하는 체 하는 곳,

제대로 하는 인사법을 배운 적이 없거나, 한번도 해보지 않아 그 방법을 몰라 어정쩡하게 하는 둥 마는 둥 하는 직원도 있다.

 

주민이 관리사무소를 방문하여 인사도 받지 못하는 천대를 받았다면, 그 주민의 반응은 어떠하겠는가?

뻔하지 않겠나. 비싼 관리비 매달 꼬박 꼬박 내어 지들 월급 주는데 지들이 뭐 상전인가.  관리소가 어디 검찰청사나 되는 곳인가.

그 한사람의 불평불만이 아파트 전체에 영향을 미치고, 결국 관리사무소 전체가 도매금으로 매도당하는 것은 인지상정 일 것이다. 인사는 인간관계의 윤활유이다.

 

 적당하게 인사해서도 안 된다.

 좋은 인사는 하면 할수록 주민과 좋은 유대를 가질 수 있게 된다.

 적당하게 얼버무리며 해치우는 인사법은 신뢰감을 줄 수 없다.

상호간에 기분 좋게 일을 할 수 있도록 인사는 밝고, 힘찬 목소리로 반갑게 정중 하게  하라.

 

확실한 인사법

- 방문객이 노크 할 때는 직원들은 하던 일들을 멈추고 출입문을 주시한다.

- 방문객이 들어오면 모두 제자리에서 일어나거나, 출입문 쪽으로 걸어가며 밝고 힘찬 목소리로 반 가운 표정으로 “어서 오십시오” “안녕하십니까?” 라고 다 같이 인사한다.

- 안내를 맞은 직원은 쇼파나 응접실로 방문객을 안내하여 두 손으로 공손히 자리를 가르치며 앉게 한다.

다음은 방문객의 방문 목적이나 용건을 여쭈어, 담당자가 자리에 있으면 알려 준다(담당자 가 부재중이면 안내자가 메모하여 전달하기로 하고, 담당자는 차후 일 처리 후 방문객에게 전화나, 직접방문 하여 그 결과를 알린다)

- 담당자는 다시 한번 인사를 한 후, 자신의 직책과 성명을 밝히며 명함을 주고, 방문객의 명함도 받 아 정중히 보고 난 후 안주머니에 넣는다.

- 담당자는 방문객에게 커피나 녹차 등의 마실 것을 권하고, 원하는 종류를 직접 또는 타 직원에게 부탁한다.

- 용무를 마치고 돌아가는 방문객에 앞서 출입문을 열고 먼저 나가 문을 잡고 배웅한다.

 

무례한 인사 사례

- 여러 직원이 근무하면서 인사는 서로 미루고 안내는 방치하는 행위

- 개인적인 잡담 수준의 전화로 방문객엔 눈인사 조차 않고 장시간 방문객을 세우두는 몰상식형

- 의자나 소파에 앉아서 고개만 끄떡이며 하는 거만한 인사

- 하던 일을 계속하며, 방문객을 쳐다보지 않고 “어서 오세요”라고 입으로만 하는  얄미운 인사

- 직원들이 앉아서 눈만 껌벅거리며, 방문객이 먼저 인사하도록 방치하는 태만형  인사

- 방문객이 귀찮다는 표정으로 대충 인사하고 자기 자리로 가버리는 나 몰라라 하는 행위

- 방문객을 세워두고 자기들만 커피 마시며 잡담하는 시장판 같은 행위

- 전화통에 대고 고래고래 소리 지르며 기다리는 방문객을 기죽이는 행위

- 직원은 앉고 방문객은 세워두고 상담하는 시대에 뒤떨어진 행동

 - 방문객이 들어와도 인사는 물론 얼굴도 쳐다보지 않고 계속 개인적인 통화를

    장시간 하는 행위

소장님 책상 옆 유리창과 벽에 붙여진 메모 쪽지들...기네스북 감..

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5. 관리사무소장의 유형

 

관리사무소장들을 현 상황에서 크게 분류하면 대체로 다음의 3가지 형태로 구분되어 진다.

 

1. 언제나 일에 쫓겨 허덕이는 소장 아파트 관리분야에 계속 문제가 발생하고 그 해결에 쫓기다 보면 자기의 페이스 대로 일 처리를 못할 뿐만 아니라 항상 얼이 빠진 채 정신이 멍한 상태이기 때문 에 동대표들로부터 계속해서 해결해야할 문제들을 지적 받게 되고, 그것을 처리 하는 것에 힘겨운 사람들이다.

 

 언제나 일에 대한 중압감에 시달리기 때문에 모든 일에 방어적이다.

입주민이 어떤 민원 처리를 요구하거나, 입주자대표회의에서 새로운 업무에 대한 시도 의견이 나오면, 그렇지 않아도 일에 시달리고 힘 드는데 새로운 일에 손대는 것이 괴롭고 싫어서, 곧'어렵다' ‘할 수 없다'는 이유를 찾는다.

 

2. 일 자체에는 쫓기지 않지만, 자기의 힘으로 무엇인가를 달성하려고 하는 자주적 인 목표가 없는 소장.

이런 소장들은 옆에서 볼 때에는 안정된 페이스로 달리는 것처럼 보인다.

또한, 그 자신도'이것이 오래 버티는 비법의 소장 생활이란 것이다'라고 단정한 채 매사 에 긴장도, 감동도, 노력도, 연구도 없이 안일한 나날을 보내고 있는 소장들이다. 이 부류에 속한 소장은 시간이 지나감에 따라 무능하기 짝이 없는 관리자로 전락 할 위험도가 높은 사람이다.

 

3. 자기 분야의 본질적인 문제점을 찾아내어 언제까지 어떻게 끌고 가겠다는 계획 을 세우고, 그 목표를 달성하기 위하여 노력과 정열을 다 바치는 소장들이다.

 

 이런 소장들은 피동적으로 움직이지 않고 능동적으로 일을 처리하는 행복한 상태 에 있는 사람들이다.  

사람들이란 오로지 자기가 해야 할 일을 스스로 찾아내어 그 성패에 몰두할 때가 제일 좋은 것이다.

그러면 자기 일에 대한 흥미를 느낄 뿐 아니라, 활기에 넘치는 것이다.

 

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6. 부하직원들에게만 강해서는 안된다

 

직원들이나 용역회사에게는 강하면서 입주자대표회의 동대표나 자생단체 임원에 대해서는 무조건 고개를 숙이는 이런 약한 관리자들이 많이 있다.

 

때론 입주자대표회에 여러 가지 문제를 놓고 자기의 의견을 올리기도 하지만, 끝까지 자기의 주장을 밝히지 못하고 맥없이 뒤돌아서 와서는 직원들에게 “우리 아파트 동대표들은 정말 너무 몰라”하며 핑계를 댐으로서 자기의 무력함을 동대표 탓으로 돌린다.

한마디로 관리자로서의 자격이 바닥에 떨어지는 태도다.

 

또 더러는 이런 소장도 있다. “입주자대표회의에서 쉽게 결의해 주지 않으니 할 수 없지 않는가” 하는 생각을 깊이 잠재적으로 하고 있는 것이다.

 

이것은 모두 잘못된 사고방식에서 연유된 것이다. 봉사직에 있는 비전문가들인 동대표들이 전문가인 주택관리사들 처럼 아파트 관련 전반적인 일들을 모두 알기란 매우 힘들다.

분명히 아파트를 위해 법적으로나 필요불가결한 일이라면, 끝까지 자신의 주관을 지켜감으로써 뜻을 관철하는 자세가 필요하다.

 

 어쨌든 관리자가 직원들에게 강하다고 최고가 아닌 것이다. 동대표들에게 약한 자신의 소장들에 대해 직원들은 “우리한테는 큰소리 쳐도, 동대표들이나 부녀회장, 노인회장 등 임원들 앞에서는 꼼짝 못한다”라고 수군거림으로써 무능력한 관리자로 단정한다.

당연히 무슨 일에서건 직원들이 따라와 줄 리가 없다.

그러므로, 한편 생각해보면 아파트란 곳은 관리자의 직원들에 대한 리더쉽은 동대표들이나 아파트 자생단체장들과의 힘의 관계로 유지되어진다고 말 할 수 있다.

 

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7. 지각 엄금

 

아파트 관리사무소에 근무하고 있든 경비초소에 근무하든 어떤 조직의 일원으로

지각은 하지 말아야 한다,

 

어떤 직장이든 지각을 예사로 습관적으로 하는 직원들이 간혹 있다.

겨우 근무 시간에 임박해서 헐레벌떡 뛰어들어 왔어 사무실 분위기를 흐리는 직원이 있는가 하면  짧은 시간이긴 하지만 1～ 2분쯤은 예사로 지각하는 사람도 가끔 있다. 이런류 일수록 퇴근은 무조건 칼이다.

 1～ 2분이란 극히 짧은 지각이 자기 자신은 물론 전체를 불리하게 만드는 결과를 가져올 수도 있다.

 

특히 아파트란 직장은 동료들의 눈총보다도 수백, 수천의 입주민들의 두 눈이 서슬 퍼렇게 관리사무소로 집중하는 엄연한 현실에서 단 한 사람의 지각을 전체 직원 다들이 그럴 것이라고 단정할 개연성이 높은 곳이다.

 

 아파트관리사무소도 조직이기 때문에 규율을 잘 지키지 않으면 아무리 능력이 있더라도 결국 조직 일원으로서의 평가는 떨어지게 마련이다.

 당사자는 몰라도 관리자나 입주민의 입장에서는 이러한 사소한 지각도 매우 중요하게 생각하고 있다.

왜냐하면 규칙은 지켜져야만 그 효력이 발생하며, 그렇지 못한 때는 규칙은 아무런 의미가 없기 때문이다. 

 그런 의미에서 출근시간뿐만 아니라 세대의 민원처리 약속이나 회의 및 기타 정해진 모든 시간을 지킬 수 있도록 해야 한다. 무단결근은 두말할 필요 없고, 지각도 당연히 하지 않도록 노력해야 할 것이다.

 

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8. 명함을 활용한 관리

 

명함을 주고받을 때도 지켜야 할 예의가 있다.

 

처음 만났을 때 첫 인상이 중요하듯이, 명함은 후에 상대방을 기억하게 하는 중요한 역할을 하게 되므로 교환도 신경을 써야 한다.

 

명함을 주고받는 적절한 요령 몇 가지를 예시

. 명함은 원칙적으로 아랫사람이 먼저 내고 나서 윗사람의 명함을 먼저 받는 것이 순서다.

. 구겨지거나 때가 묻은 명함을 사용하지 않도록 한다.

. 명함을 줄 때는 오른손으로 상대방이 보기 쉽도록 내민다.

. 명함을 주고받을 때는 공손하게 두 손을 사용하는데, 왼손으로 오른손을 받쳐들고 오른손으로 주고받는 것이 공손한 명함 주고받기다.

. 명함을 받고 상대방의 이름을 그 자리에서 외우는 것이 좋다.

명함을 받고 상대방의 이름이 어려울 때는 상대방에게 직접 확인해야 한다.

 . 명함의 내용을 특색 있게 만들어 상대방의 가슴에 찡한 인상을 심어야 한다.

(예: “책을 좋아하는 사람” “일을 즐기는 사람” “신의를 중요시하는 사람” 등 본인을 나타내는 내용 “꿈의 동산 00아파트” “살기 좋은 아파트”등 아파트 특징 기록 등) .

 명함을 교환한 후, 면담 중에 되도록 상대방의 이름이나 직책을 불러보면서 친근 감을 갖도록 노력하는 것이 서로 간 신뢰를 쌓을 수 있는 한 방법이 된다.

 . 명함은 항상 10～20매쯤 새 것으로 지니고 있어야 한다.

받은 명함은 그 날 중으로 3W(When. What. Where) 정보를 명함 여백이나 입주자 카드 비고란에 기록 또는 데이터베이스하고 명함보관 케이스에 정리해두면 다음 에 참고가 쉽다.

 

 * 특히 아파트관리사무소장들은 고용 불안과 자기직업에 대한 자부심 결여 등으로 명함을 갖지 않은 경우가 많다. 이는 직장인으로 바람직하지 않은 현상이다.

자신의 직업이 부끄러워 명함 한 장 남에게 줄 자신이 없다면 하루빨리 이 직업을 떠나야 함이 그 자신에게도 도움이 될 것이다. 몇 개월을 넘기기 힘들 것 같은 아파트라도 명함은 있어야 할 것이다.

입주민이 관리사무소를 방문하거나 소장이 세대를 방문할 때 필히 명함을 드려, 그들에게 확실한 근무의지와 신뢰를 심어 주고, 입주민이 소장에게 준 명함은 관리사무소 업무에 협력을 하겠다는 증표나 다름없으므로 이를 적절히 소장이 활용할 수 있다.

소장의 활동 결과를 주민들로부터 받은 명함의 수로 평가 될 수 있다.

매일 몇 세대씩 민원접수 차원에서 방문하거나, 관리사무소로 내방한 주민을 상담함에 따라 받은 명함의 수도 늘어나기 때문이다.

명함을 많이 주고, 많이 받도록 하자. 그리고 명함을 활용한 관리를 하자.

 

삼가야 할 행동

. 명함을 받자마자 보지도 않고 바로 주머니에 넣지 말아야.

 . 상대방이 명함을 내밀 때 딴전을 피워 얼른 받아들지 않는 것은 금물.

. 계단을 오르내리며, 식사 중에 식탁에 다가가서, 또는 다른 사람과 대화중인 사람

  에게 명함을 내밀지 않도록 해야.

. 상대방 명함을 손에 쥔 채로 만지작거리거나, 접거나, 탁자를 치는 행위는 큰

  결례다.

. 상대방은 명함을 내미는데 “명함이 없어서...”라는 행동은 큰 실례다.